Nesta quinta-feira (15), a Secretaria de Estado de Gestão e Recursos (Seger) promoveu o "Dia D" do e-Docs, com capacitações e mobilizações em todos os órgãos da Administração Pública. Em ação conjunta com a Escola de Serviço Público do Espírito Santo (Esesp), mais de 400 servidores estaduais foram capacitados, em 20 turmas, para utilizarem o sistema e-Docs.

Os Escritórios Locais de Processos e Inovações (Elpi) atuaram em cada órgão público, esclarecendo dúvidas, dando orientações e incentivado os servidores a utilizarem a ferramenta. Na Seger, por exemplo, a partir de hoje, os documentos avulsos recebidos pelos fornecedores serão digitalizados e devolvidos, passando a tramitar digitalmente na secretaria.

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No Instituto Jones dos Santos Neves (IJSN), a programação do "Dia D" do e-Docs contou com café da manhã de abertura, palestra, reuniões e curso de capacitação. Mais da metade dos servidores do Instituto, sendo 100% da área administrativa, já foram capacitados para uso do sistema.

Site 2 O Diretor de Integração e Projetos Especiais do IJSN, Pablo Lira, pontuou que, conforme dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), o número de contas de telefonia móvel ativas no Brasil já supera a quantidade de habitantes do país e destacou a importância do setor público acompanhar esta evolução. "São 210 milhões de brasileiros e 250 milhões de celulares ativos no país, a maioria smartphones. A administração pública não pode ficar para trás".

"O Instituto Jones, com o Escritório de Projetos e o Escritório Local de Processos e Inovação, está trabalhando para ser um exemplo positivo nesse projeto, porque entendemos a relevância da inovação e modernização da gestão. Com a Administração Pública se modernizando, se tornando mais efeciente e eficaz, o principal beneficiário é o nosso público alvo comum que é o cidadão capixaba. É mais economicidade com a redução do uso do papel, mais transparência e segurança dos dados e processos do Poder Executivo Estadual", ressaltou.

De acordo com dados levantados pela subsecretaria de Inovação na Gestão da Seger, o uso do e-Docs deve trazer economia de R$8 milhões por ano quando os novos processos forem totalmente digitais. Atualmente, o processo de papel custa R$20,65, enquanto o digital custa R$0,23. Dessa forma, o Estado já economizou mais de R$ 450 mil com a autuação eletrônica de mais de 22 mil processos.

A secretária de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Lenise Loureiro, comemorou o resultado atingido pela mobilização e o impacto da ação para a modernização do Estado. “Quero parabenizar e agradecer os servidores que compraram a nossa ideia e buscaram a capacitação no e-Docs. A ferramenta traz diversos benefícios para a gestão pública, como redução de custos operacionais com produção de papel, facilidade de acesso às informações, transparência e segurança dos dados”, afirmou.

A diretora-presidente da Esesp, Nelci Gazzoni, agradeceu às instituições que disponibilizaram os espaços para receber as capacitações e aos docentes da área. A diretora-presidente também destacou a importância desta mobilização. “A exitosa parceria entre a Seger e a Esesp possibilitou que atingíssemos a repercussão e o efeito esperados. A partir de hoje, centenas de servidores entrarão em seus locais de trabalho sabendo usar o e-Docs. Com isso, chegamos mais perto de atingir a proposta do governador Renato Casagrande de um governo sem papel, mais inovador e mais modernizado”, disse.

Os servidores que não conseguiram ocupar uma das mais de 400 vagas abertas poderão se inscrever nas turmas ofertadas mensalmente pela Seger e pela Esesp. A previsão é que, até o final de 2019, sejam abertas cerca de 3.500 vagas para a formação.

Na avaliação do diretor-presidente do Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest), Tasso Lugon, o “Dia D do e-Doc” foi uma iniciativa importante do Governo, estabelecendo uma ação conjunta entre os órgãos estaduais para a disseminação de conhecimento e usabilidade do sistema. “Ofertamos treinamento aos servidores para que todos possam usufruir e entender plenamente os trâmites processuais e de documentos no meio eletrônico. Nosso principal objetivo é criar uma nova cultura para substituir gradualmente os processos e documentos físicos pelos digitais", destacou.

Ação simultânea

Ao longo de todo o dia, a Esesp realizou 20 turmas do curso “Introdução ao Sistema e-Docs”. Na cidade de Vila Velha, as ações aconteceram no Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes). Em Cariacica, as formações foram sediadas na Academia de Polícia Militar (APM). E na Serra, os servidores utilizaram as instalações da Escola Estadual de Ensino Fundamental e Médio (EEEFM) Romulo Castello.

Já em Vitória, os cursos aconteceram na sede da Esesp, no Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest), na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz), no Departamento Estadual de Trânsito do Espírito Santo (Detran|ES), na Escola do Legislativo e na Escola Superior de Ciências da Santa Casa de Misericórdia de Vitória (Emescam).

O objetivo foi incentivar a utilização do sistema por meio da apresentação de suas funcionalidades e de atividades práticas com procedimentos semelhantes aos que os profissionais encontram no dia a dia de trabalho.

e-Docs

O e-Docs é o sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos digitais do Governo do Estado, que contempla os procedimentos de autuação, despacho, tramitação, classificação, prazo de guarda, arquivamento e destinação final. Ele foi desenvolvido pelo Prodest, em parceria com a Secretaria de Estado de Controle e Transparência (Secont), o Arquivo Público do Espírito Santo (APEES) e a Seger.

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