O Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) são instrumentos arquivísticos que amparam a importância na administração pública de um trabalho transparente, trazem segurança, rapidez, clareza e eficiência na aplicação das técnicas corretas no cumprimento do gerenciamento da informação.

Para elaboração do PCD e da TTD no âmbito do Instituto, foi constituída, através da Instrução de Serviço Nº 66-R, de 18/07/2019, a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS) do IJSN. Essa comissão realizou entrevistas com os coordenadores e produtores dos documentos finalísticos da instituição onde foram elencados os tipos documentais produzidos, elaborados através dos Formulários de Avaliação de Documentos (FADs), seus valores e fluxos de produção.

No PCD do IJSN foi descrita uma única Função que traduz a finalidade da instituição que é produzir conhecimento e subsidiar políticas públicas voltadas ao desenvolvimento socioeconômico no Estado do Espírito Santo. Essa função foi subdividida em três (3) Subfunções, a saber:

• Subfunção 45.01: abrange Implementação de estudos e pesquisas nas áreas econômicas, sociais, estatísticas e territoriais no desenvolvimento urbano e regional do E.S;
• Subfunção 45.02: corresponde à produção, armazenamento de dados georreferenciadas e publicação de documentos técnicos do E.S;
• Subfunção 45.03: consiste no apoio técnico ao Conselho Metropolitano de Desenvolvimento da Grande Vitória (Comdevit) e gestão do Fundo Metropolitano de Desenvolvimento da Grande Vitória (Fumdevit).

Além das entrevistas com os coordenadores, durante o processo de construção do PCD e da TTD do IJSN, solicitamos o apoio da Coordenação de Gestão de Documentos do Arquivo Público (COGED/APEES) para nos auxiliar e tirar todas as dúvidas que surgiram durante o processo.

Finalmente, o PCD e TTD do IJSN foram aprovados, conforme pode ser visto no Parecer Técnico Nº 11/2021/APEES/COGED que consta no processo 2021 – VJSGT.